内定通知書のテンプレートと書き方｜中途採用で使える無料フォーマットと記載事項

「面接で合格を伝えたのに、翌週になって辞退された」——中途採用でよくある失敗の多くは、口頭での内定通知だけで済ませていることが原因です。候補者は他社の選考も並行しています。書面が届かない会社は「本当にこの会社で大丈夫か」と不安になり、結果的に、より確実な連絡をくれた他社に流れます。

この記事では、中途採用で使える内定通知書のテンプレートと、内定辞退を減らすための送付タイミング・フォロー方法を具体的に解説します。

内定通知書が必要な理由

内定通知書を出す理由は2つあります。1つは候補者への安心感の提供、もう1つは採用条件のトラブル防止です。

口頭だけで済ませると、「年収は450万円と聞いたはずだが、入社したら430万円だった」といった認識のズレが起きます。中途採用では前職の年収や役職が絡むため、口頭ベースでの条件提示は記憶違いを招きます。裁判沙汰にならないまでも、入社初日から信頼関係にヒビが入ります。

❌ 悪い例

面接最終日に「採用です。年収は応相談で」と伝えて終わり。候補者は不安になり、2週間後に内定辞退の連絡が入る。

✅ 良い例

面接翌日に内定通知書をPDFで送付し、同時に書面も郵送。年収・入社日・雇用形態が明記されているため、候補者は他社を断りやすくなる。

書面があるかないかで、候補者の意思決定スピードは大きく変わります。書面がある会社は「本気度の高い会社」と認識されます。

内定通知書に記載すべき必須項目

内定通知書には以下の項目を必ず入れましょう。これらが抜けていると、労働条件通知書との二度手間になったり、承諾期限が曖昧で返事が来なかったりします。

1. 採用決定日（通知書の発行日）
2. 氏名（候補者のフルネーム）
3. 入社予定日（具体的な日付）
4. 雇用形態（正社員・契約社員など）
5. 職種・配属先
6. 給与（月額または年収）
7. 就業場所
8. 試用期間の有無
9. 内定承諾期限（後述するが1週間以内が望ましい）
10. 問い合わせ先（担当者名・電話・メール）

給与の書き方で迷う場合は、給与欄の書き方ルールも参考にしてください。金額の表記揺れは内定通知書でもトラブルの原因になります。

❌ 悪い例 vs ✅ 良い例：条件ズレと承諾期限

❌ 悪い例

面接で「月給28万円スタート」と伝えたのに、内定通知書には「月給27万円（固定残業代込み）」と記載。候補者は「話が違う」と感じ、返事をせずフェードアウト。

承諾期限を「3週間以内」と長く設定した結果、候補者は他社の選考結果を待ち、最終的に他社へ。

✅ 良い例

内定通知書と労働条件通知書を同時に送付する。労働条件通知書は法律上必須の書類で、これを内定段階で出すことで、条件の食い違いを防げます。

承諾期限は7日以内に設定します。「1週間以内にお返事ください」と明記することで、候補者も意思決定を早めます。ただし、現職の退職交渉が必要な場合は、柔軟に相談可能と添えておきましょう。

中途採用向けテンプレート（コピペ可）

以下は中途採用で実際に使える内定通知書のフォーマットです。自社の情報に置き換えて使ってください。

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2026年4月18日

〇〇 〇〇 様

株式会社△△△△
代表取締役 □□ □□

                内定通知書

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、貴殿を採用内定とさせていただきましたので、
下記のとおりご通知申し上げます。

                   記

1. 入社予定日：2026年6月1日
2. 雇用形態：正社員（試用期間3ヶ月）
3. 職種：営業企画
4. 配属先：営業本部 営業企画部
5. 就業場所：東京都〇〇区〇〇 1-1-1 本社オフィス
6. 給与：月給30万円（別途賞与・各種手当あり）
    ※詳細は同封の労働条件通知書をご確認ください
7. 勤務時間：9:00〜18:00（休憩1時間）
8. 休日：土日祝・年末年始・夏季休暇

【内定承諾について】
同封の内定承諾書に署名・捺印のうえ、
2026年4月25日までにご返送をお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

                                     敬具

【問い合わせ先】
人事部 採用担当　佐藤
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：saiyo@example.co.jp

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このテンプレートには「同封の労働条件通知書」という一文が入っています。これが重要で、内定通知書と労働条件通知書をセットで送ることで、条件の明示義務もクリアできます。

メールで送る場合の文面テンプレート

最近はPDFをメールで送るケースも増えています。書面郵送より早く届くため、内定辞退防止の観点ではメールのほうが効果的です。

❌ 悪い例

件名：「合格のお知らせ」とだけ書かれ、本文も「合格です。お返事ください」の数行。添付ファイルもなし。候補者は正式な通知と認識できず、返信を後回しにする。

✅ 良い例

件名：【株式会社△△△△】内定のご連絡と内定通知書の送付について（〇〇様）

〇〇 〇〇 様

お世話になっております。
株式会社△△△△ 人事部の佐藤です。

先日はお忙しい中、最終面接にお越しいただき
誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討いたしました結果、
〇〇様を正式に採用内定とさせていただきたく、ご連絡いたしました。

正式な内定通知書および労働条件通知書を本メールに添付しております。
ご確認のうえ、内定承諾のご意思を
2026年4月25日（木）までにご返信いただけますと幸いです。

ご質問やご相談がございましたら、
お電話・メールいずれでも構いませんのでお気軽にご連絡ください。
入社日の調整についてもご相談可能です。

〇〇様と一緒に働けることを、社員一同心より楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社△△△△ 人事部
佐藤 太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：saiyo@example.co.jp
-------------------------------

最後の「一緒に働けることを楽しみにしている」という一言が、内定辞退率を下げます。事務的な通知だけでなく、人間味のある言葉を添えるかどうかで、候補者の心理が変わります。

内定通知書を出すタイミング

内定通知書の送付タイミングは早ければ早いほどよいです。目安は面接当日〜3日以内です。

❌ 悪い例

最終面接から1週間後に「合格です」と電話連絡。さらにその5日後に内定通知書を郵送。トータルで面接から12日経過。候補者はその間に他社から内定を受け、辞退。

✅ 良い例

最終面接の当日中に社内で合否を決定。翌日には内定通知書（PDF）をメールで送付し、書面も同日投函。候補者は「早くて本気度が高い会社」と認識し、他社より優先的に検討する。

中途採用の市場では、内定通知の早さ=採用競争力です。選考に時間をかけるほど、他社に候補者を奪われます。選考フロー自体を短縮したい場合は中小企業の採用完全マニュアルも参考になります。

内定承諾後のフォロー

内定承諾書が返ってきて終わり、ではありません。入社日までの間に辞退されるケース（いわゆる内定辞退）は、中途採用でも一定数発生します。原因の多くは「会社から連絡がなく、不安になった」ことです。

❌ 悪い例

内定承諾書を受領後、入社日までの2ヶ月間、一切連絡なし。候補者は「入社後どうなるんだろう」と不安になり、現職の引き止めに応じて辞退。

✅ 良い例

• 承諾後1週間以内：配属先の上司から歓迎メール
• 入社1ヶ月前：入社当日のスケジュール・持ち物を案内
• 入社2週間前：簡単な顔合わせ（ランチ・オンライン面談）
• 入社1週間前：最終確認連絡

連絡頻度は月1〜2回で十分です。内容は業務の話でなくてもよいです。「最近こんなプロジェクトが動いています」「歓迎会の準備をしています」といった、会社の動きを共有するだけで候補者の安心感は大きく変わります。

採用コストを下げる観点でも、内定辞退の抑制は効果が大きいです。1人辞退されると数十万円の再募集コストが発生します。詳しくは採用コストを下げる方法で解説しています。

まとめ：テンプレートは使うだけでなく、運用も重要

内定通知書のテンプレートをコピペするだけでは、内定辞退は減りません。重要なのは以下の3点です。

1. 面接から3日以内に送付する
2. 労働条件通知書と同時に送る
3. 承諾後も定期的に連絡を取る

この3つを守るだけで、内定辞退率は大きく下がります。内定通知書は「合格を伝える紙」ではなく、「入社までの信頼関係を築く最初のコミュニケーション」として扱うべきです。

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